第一章 总 则
    第一条 为了加强德阳市人大常委会机关（以下简称市人大机关）档案工作的业务建设，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》以及《归档文件整理规则》的规定，结合本机关的实际情况，制定本办法。
    第二条 市人大机关档案是指德阳市人大及其常委会履行宪法和法律赋予的职责，在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是改进和加强人大工作的历史依据，是德阳市档案的重要组成部分。
    第三条 市人大机关的档案工作必须遵守国家有关法律、法规。市人大机关的档案由市人大办公室秘书处档案室集中统一管理。
    市人大机关的档案工作在分管主任、秘书长的领导和办公室领导的具体主管下，其业务工作接受四川省人大办公厅档案部门及德阳市档案局的指导。
    第四条 档案工作是市人大机关的重要工作之一，各级领导必须重视档案工作，并在人员、设备、库房等方面给予保证，以适应档案管理现代化的需要。
    第二章 档案机构、人员及其职责
    第五条 市人大机关设置机关档案室，配备专（或兼）职档案人员；各专委会、各办事工作机构处、室的负责人协助档案人员对归档文件材料的收集。
    第六条 专兼职档案工作人员必须忠于职责，遵守纪律，具备相应的专业知识和工作经验。
    第七条 档案机构的主要职责：负责管理本机关的文书、会计、基建、照片等各种门类和载体的档案；为档案利用提供服务；做好档案的统计、保密和安全工作，确保档案的完整与安全；定期向德阳市档案馆移交永久和长期保存的档案。
    第三章 档案保管期限和归档范围
    第八条 档案保管期限定为永久、长期和短期三种。永久为保存50年以上；长期为16年至50年左右，短期为15年以下。
    第九条 确定保管期限和立卷归档的范围如下：
    （一）反映市人大机关主要职能活动和基本历史面貌，对人大工作、全市建设和历史研究有长远利用价值的档案，保管期限列为永久。主要包括：德阳市人民代表大会、常务委员会、党组会议、主任会议、秘书长办公会议等会议文件材料，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议、举行重大活动形成的主要文件材料，领导出访和接待市外代表团的材料，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计年报表以及组织沿革、大事记材料，省委、省人大、中共德阳市委及有关部门主送或转发属于德阳市人大机关职能活动有关的并需要贯彻执行或办理的重要文件、声像材料等。
    （二）在较长时间内对机关工作有查考利用价值的档案，保管期限列为长期。主要包括：市人大机关一般工作中形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理、财会审计工作中形成的文件材料，其他与本机关职能活动有关的比较重要的文件、声像材料等。
    （三）在一定时间内对机关有参考利用价值的文件材料，保管期限列为短期。主要包括：四川省人民代表大会、常务委员会文件材料；本机关一般事务性的文件材料，省委、省人大及有关部门颁发的非本机关主要职能但需要贯彻执行的文件材料等。
    第十条 市人大机关档案保管期限和归档范围的具体划定按《德阳市人大常委会机关档案归档范围和保管期限表》执行。
    第四章 归档时间和档案的接收
    第十一条 德阳市人大各专门委员会、常委会各办事工作机构在工作中形成的具有保存价值的文件材料，各部门办理完毕后交秘书处立卷归档。机关档案由档案室集中管理，任何部门和个人不得将应当归档的文件材料据为己有。
    第十二条 四川省人民代表大会、常务委员会等会议材料，经与会人员在德阳市人民代表大会或常务委员会上汇报完毕后，一个月内交秘书处归档；德阳市人民代表大会会议文件材料，在每次会议闭幕后，由大会秘书处的各组将本组承办或形成的会议文件材料整理收集齐全后交办公室秘书处立卷、归档。
    第十三条 执法检查、视察、评议等监督活动形成的材料，由主办单位在活动结束后的一个月内交秘书处归档。
    第十四条 德阳市人大各工作委员会、常委会各办事工作机构及办公室各处当年形成的文件材料，于次年一月底前交秘书处立卷、归档；会计档案由财务室会计整理立卷、归档，当年的会计档案和目录于次年6月底前交档案室统一保管；基建档案在修建工程竣工验收时，同时移交全套基建档案给机关档案室。
    有特殊原因不能于次年一月底前交秘书处立卷、归档的部门，须将原因书面报告档案室，在报经分管领导同意后，根据具体情况酌情处理。
    第十五条 德阳市人大各工作委员会、常委会各办事工作机构及办公室各处应归档的文件必须符合以下质量要求：
    （一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整（包括定稿）。
    （二）每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电合一立卷。
    （三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议闭幕年立卷；其它文件材料按有关规定执行。
    （四）文件材料密不可分的应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后（手写或计算机起草的定稿均必须在第一页使用拟稿笺）；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
    （五）文件的题名不能随意更改或简化；没有题名的应根据文件内容拟写题名，题名太简单的应重新拟写；没有责任者和日期的文件要考证清楚后再填入；填写的字迹要工整，整理时新添加的内容需用“〔〕”括上。
    （六）声像档案随时形成，随时归档，由摄像或录音者用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，整理好后移交机关档案室。
    照片档案随时形成，随时归档，由摄影者按国家照片档案管理规范的要求整理好后，及时交机关档案室。
    （七）案卷内外任何地方不得出现铅笔、圆珠笔、泡沫笔等不耐久字迹，要用毛笔或钢笔（碳素墨水、蓝黑墨水）书写或使用计算机打印。
    （八）卷内文件如有破损的、规格不符合要求的文件材料应进行托裱、修剪或折叠，字迹已扩散的应复制并与原件放在一起。
    对逾期未移交档案材料又未报告原因的单位给予通报，同时限期移交。
    第五章 档案的整理
    第十六条 档案整理工作应当按照档案形成的规律和特点，保持档案文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理出的档案能够反映出客观的、历史的工作情况和活动面貌，便于保管和利用。
    第十七条 德阳市人大机关的档案整理采用以下分类方法：文书档案按保管期限和年度、会计档案按材料名称、基建档案按图表及期限进行分类立卷。
    第十八条 市人大机关文书档案的立卷工作由秘书处统一立卷、归档，机关档案室统一保管的办法按《德阳市电子文档管理系统》规定执行。
    第十九条 市人大机关声像档案分为录音类，录像类，照片类（包括底片），光、磁盘类。
    第六章 档案的保管
    第二十条 市人大机关的档案由档案室集中统一保管，并设立专门的档案库房。档案人员办公室与档案库房分离，其他人员严禁进入档案库房。档案与其他日常工作文件不得混放在一起。
    第二十一条 档案工作人员和档案利用者均应严格遵守市人大机关的有关保密制度，秘密、机密、绝密档案不得外借或复印，以保证档案的完整与安全。
    第二十二条 档案均应放入档案柜中保存，并分年度、分保管期限、分门类分别存放。档案工作人员要做好档案库房的防火、防光、防尘、防潮、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防有害微生物等防治工作，做好有关记录，发现问题及时解决，坚持“以防为主、防治结合”的方针。
    第二十三条 特殊材料的档案如录音、录像、照片、光磁盘等，应专门保管，不能与纸质档案混放在一起。
    第七章 档案的利用
    第二十四条 档案的提供利用是档案工作的核心和目的。市人大办公室秘书处应熟练运用《德阳市电子文档管理系统》，以便更好地为机关工作服务，达到提高工作效率的目的。
    第二十五条 机关档案的利用要严格按规定办理有关手续；外单位人员需利用市人大机关档案时，须持介绍信，并经过本机关有关领导批准，方可办理借阅手续。未经许可严禁将档案带出档案室。
    第二十六条 机关档案室须根据档案的利用情况，及时调整、改进档案工作中的不足之处，以便更好地适应机关工作的需要。
    第八章 档案的统计
    第二十七条 机关档案统计工作的基本要求是：准确、及时、科学。
    第二十八条 机关档案室要做好档案的整理、保管、提供利用等登记工作，作为档案统计的原始资料。
    第二十九条 机关档案室要根据统计的原始资料填写《档案室基本情况年报》，并按要求向有关领导和部门作出汇报。
    第九章 档案的鉴定和移交
    第三十条 机关档案室按《国家档案局关于档案保管期限的规定》对市人大机关档案的保存价值、保管期限进行鉴定，结合市人大机关的实际情况适时调整保管期限表。
    第三十一条 对于已到保管期限的档案，档案室提出保存或销毁意见。需要销毁的档案，编造销毁清册，经机关分管领导审核后，报常委会领导批准，按有关规定集中统一在指定地点销毁，由两人以上监销，确保不丢失、不泄密。严禁擅自销毁档案。
    第三十二条 市人大机关档案室应将已到移交期限的永久、长期类档案连同案卷目录和其他有关检索工具、参考资料一并移交给德阳市档案馆。
    移交档案前，档案室要做好移交准备，确定好移交范围，保证案卷质量，对不符合要求的案卷要重新加工整理；移交时，双方要认真履行移交手续，在交接凭证上签名或盖章。